Wie baut man ein Einrichtungshaus um? Mega-Projekt in der IKEA Lyssach

Wer die eigene Wohnung oder das eigene Haus schon mal umgebaut hat – oder auch nur mal umgezogen ist -, weiss aus eigener Erfahrung, wie viel Aufwand so eine Umgestaltung ist. Wenn aber ein Einrichtungshaus umgebaut wird, ist das noch einmal ein Projekt von einer ganz anderen Grösse.

Im November letzten Jahres begann die Planungsphase für den Umbau der IKEA in Lyssach: Esszimmer, Schlafzimmer und die Büroabteilung sollen umziehen. Wo vorher Esstische und Stühle standen, sollen künftig Schreibtische und Korpusse auf Kundinnen und Kunden warten. Es stand also nicht nur ein Umbau, sondern auch ein Umzug an.
«Der Boden unserer Verkaufsfläche ist sehr alt und musste renoviert werden. Zudem müssen wir laut unserem Store-Konzept auf unserer Verkaufsfläche jeweils 20% Inspiration bieten – einige unserer Abteilung liegen über diesen 20%, andere hatten zu wenig Platz für inspirierende Präsentationen. Entsprechend musste ein neues Konzept her», erklärt Joanna Mettler von IKEA, die mit einem Arbeitskollegen die Umbauleitung inne hatte.

Nur im Team klappt’s gut
Während Joanna mit einem Background als Malerin und einer Ausbildung zur Polydesignerin 3d viel Wissen und Erfahrung im gestalterischen Bereich mitbrachte, stammte ihr Kollege aus dem Food-Bereich – um den Umbau zu organisieren musste man schliesslich kein Fachwissen haben, auch wenn dies natürlich von Vorteil war. Schliesslich gab es aber auch eine Menge Aufgaben, die keinen gestaltlichen Background bedingten, von Budgetplanung bis zur Meetingorganisation. Teamarbeit ist für ein Projekt dieser Grössenordnung unerlässlich – entsprechend froh ist Joanna auch, dass die Zusammenarbeit mit ihrem Kollegen so gut geklappt hat.

Auch essenziell: eine genaue, umfangreiche Planung und Vorbereitung. So begann das Projekt im November 2023 mit dem Schreiben des Salesbriefs. Darin hielt der Verkauf fest, welches Ziel die neue Abteilung erreichen soll, inkl. Umsatzziele, erklärt das Konzept und teilt Insights aus der Marktanalyse inkl. verschiedener Optionen und möglicher Herausforderungen. Welche Produkte auf der neuen Fläche beheimatet werden sollen, wurde dann im Workbrief genauer festgelegt – inkl. der Antwort auf die Frage, welche Produkte die begehrtesten Plätze bekommen.

Standen die Konzepte und Produkte, ging’s ans Rough Layout: Wo kommt welche Produktgruppe hin? Wie verläuft der Weg der Kundinnen und Kunden? Wie sehen die Musterzimmer aus? Die neuen Flächen nehmen erstmals etwas Form an.

Im Fine Layout ging’s dann ums Ganze: das finale Layout muss stehen – nicht nur mit den Produkten, sondern auch die Warenträger und die Kommunikation

Gleichzeitig lief aber auch schon die Umsetzung. Warenträger, Wände, Böden etc. mussten bereits während der Planung bestellt werden, da sonst die Lieferzeiten nicht eingehalten werden konnten. Und natürlich musste auch die Umsetzung ganz genau geplant werden – Tag für Tag ein neuer Schritt, bis die neuen Flächen alle fertig gestellt wurden.

Von Juni bis August dauerte die Umbauphase, in der Joanna und ihr Team von internen Abteilungen sowie von externen Dienstleistern unterstützt wurde:
 
•    Die Umbaufirma war zuständig für den Bau der Warenträger, erledigte Schreinerarbeiten / Malerarbeiten, baute die Möbel und zog die Kommunikation auf.
•    Der Verkauf war zuständig dafür, dass alle Möbel angeschrieben wurden, unterstützte bei der Platzierung und hing die A4-Kommunikation auf.
•    HF&RD richtete die Musterzimmer ein, baute Inspirationspunkte auf, kümmerte sich um das Licht und unterstützte die Umbaufirma, wenn nötig.
•    Die Grafik produzierte alle nötigen grafischen Elemente.

Grösstes Kompliment? Viel Spass und keine Verzögerungen
«Wir waren immer im Zeitplan», erzählt Joanna – ein riesiger Erfolg bei einem zehn Monate dauernden Projekt. «Die Zusammenarbeit mit den externen Firmen und den IKEA-Mitarbeitenden hat immer super geklappt.»
 
Trotz einer Menge Spass und einer super Zusammenarbeit, gab es natürlich auch hier einige Herausforderungen zu bewältigen. Das Ziel, ein angenehmes Einkaufserlebnis für die Kundinnen und Kunden während der Umbauphase aufrecht zu halten, war nicht immer einfach zu erreichen – insbesondere, da sich die Kundinnen und Kunden dann doch manchmal etwas anders bewegten, als gedacht. Schliesslich musste die Ware bis zum Flächenaufbau gelagert werden und die vielen nötigen Produkte korrekt und in der richtigen Menge bestellt werden – und das, obwohl Lieferengpässe die rechtzeitige Umsetzung nicht immer einfach machten. Umso stolzer können die Projektbeteiligten darauf sein, dass die neuen Flächen im August rechtzeitig eröffnet und nicht nur von den Mitarbeitenden, sondern auch von den Kundinnen und Kunden begeistert aufgenommen wurden.